Okres próbny w pracy – ile może trwać i od czego to zależy?

Okres próbny w pracy trwa maksymalnie 3 miesiące, ale to tylko górna granica. Faktyczny limit zależy od umowy planowanej po próbie: do 1 miesiąca przy umowie terminowej krótszej niż 6 miesięcy i do 2 miesięcy przy umowie od 6 do mniej niż 12 miesięcy. Kodeks pracy nie ustala minimum, więc strony mogą uzgodnić nawet dwa tygodnie. Próbę można przedłużyć, ale tylko w sytuacjach, które wskazuje przepis.

Ile maksymalnie może trwać okres próbny?

Umowa o pracę na okres próbny może trwać nie dłużej niż 3 miesiące – wynika to z art. 25 § 2 Kodeksu pracy. Przepis mówi o okresie „nieprzekraczającym” 3 miesięcy, więc wyznacza granicę górną, a nie okres obowiązkowy. Kodeks nie ustala żadnego minimum, dlatego strony mogą uzgodnić próbę trwającą na przykład 2 tygodnie albo 6 tygodni.

Wokół tej liczby krąży kilka błędnych przekonań. Zapis o próbie na pół roku albo rok przekraczałby ustawowy sufit i nie ma oparcia w art. 25 KP. Pracodawca, który chce sprawdzać pracownika dłużej, może zawrzeć umowę na czas określony. Same 3 miesiące nie są też wartością, którą można przyjąć z góry dla każdego stanowiska.

Trzy miesiące to bowiem tylko najwyższy z progów. O rzeczywistym limicie decyduje rodzaj umowy planowanej po próbie, co wyjaśnia sekcja o progach. Sam limit można przesunąć wyłącznie w sytuacjach, które przewiduje przepis, a opisujemy je przy przedłużaniu próby.

Czym jest umowa na okres próbny i czym różni się od dnia próbnego?

Umowa na okres próbny jest pełnoprawną umową o pracę zawieraną na początku zatrudnienia, a nie etapem poza stosunkiem pracy. Art. 25 § 1 KP wymienia ją obok umowy na czas określony i na czas nieokreślony. Jej cel opisuje art. 25 § 2: sprawdzenie kwalifikacji pracownika i możliwości zatrudnienia go do wykonywania określonego rodzaju pracy.

Czy skoro to próba, pracownik ma mniej praw? Nie – od pierwszego dnia przysługuje mu wynagrodzenie za pracę oraz ochrona z przepisów o czasie pracy i bezpieczeństwie pracy. Urlop wypoczynkowy nabywa proporcjonalnie do okresu zatrudnienia. Skraca się przede wszystkim okres wypowiedzenia. Umowę zawiera się na piśmie, a gdy do tego nie doszło, pracodawca potwierdza ustalenia na piśmie przed dopuszczeniem do pracy (art. 29 § 2 KP).

Dzień próbny to coś innego: Kodeks pracy nie reguluje go wprost. W praktyce chodzi o jednorazowe sprawdzenie kandydata, zwykle w ciągu kilku godzin lub jednego dnia. Nie jest to umowa na okres próbny, więc prawa z art. 25 KP nie wynikają z niego automatycznie. Jeżeli kandydat wykonywał pracę pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wskazanych, za wynagrodzeniem, mogą to być cechy stosunku pracy (art. 22 § 1 KP). Według art. 22 § 1¹ KP liczą się one bez względu na nazwę zawartej umowy.

Od czego zależy, czy próba może trwać do 1, 2 czy 3 miesięcy?

Długość próby zależy od tego, jaką umowę strony zamierzają zawrzeć po próbie i na jak długo. Art. 25 § 2² KP, wprowadzony nowelizacją Kodeksu pracy, wyznacza dwa niższe progi sufitu, a trzeci próg to ogólny sufit z art. 25 § 2.

• Umowa terminowa krótsza niż 6 miesięcy – próba do 1 miesiąca, co potwierdzają wyjaśnienia PIP o umowach o pracę.
• Przedział od 6 miesięcy do mniej niż 12 miesięcy – próba do 2 miesięcy.
• Dwanaście miesięcy i więcej albo czas nieokreślony – próba do 3 miesięcy.

Przypadki graniczne rozstrzyga brzmienie przepisu: umowa na dokładnie 6 miesięcy mieści się w drugim progu, bo przepis mówi o czasie wynoszącym co najmniej 6 miesięcy. Umowa na dokładnie 12 miesięcy nie ma już progu szczególnego, więc obowiązuje ogólny sufit 3 miesięcy.

Liczy się zamiar z chwili podpisania próby. Jeśli strony planowały umowę na 5 miesięcy, próba nie powinna przekraczać 1 miesiąca, nawet gdy później zdecydują się na umowę na 9 miesięcy. Późniejsza zmiana planów co do zasady nie zmienia oceny z dnia podpisania. To interpretacja przepisu, więc w razie sporu rozstrzyga ją sąd.

Jak dobrać długość próby i zapisać ją w umowie?

Wybór długości próby przebiega w czterech krokach.

1. Ustal umowę docelową: jej rodzaj (czas określony albo nieokreślony) i planowany okres w miesiącach.
2. Odczytaj z progów maksymalną długość próby dla tej umowy.
3. Wybierz długość: najdłuższą dopuszczalną albo krótszą, jeśli stanowisko pozwala ocenić pracownika szybciej.
4. Zapisz ustalenia na piśmie (art. 29 § 2 KP).

Art. 29 § 1 KP wymaga, by umowa określała strony, rodzaj umowy oraz warunki pracy i płacy. Umowa na okres próbny powinna zawierać co najmniej te elementy:

• Strony umowy wraz z adresem siedziby pracodawcy.
• Oznaczenie umowy jako próbnej i data jej zawarcia.
• Okres trwania, najlepiej z datą rozpoczęcia i zakończenia.
• Rodzaj pracy i miejsce jej wykonywania.
• Wynagrodzenie ze wskazaniem składników.
• Wymiar czasu pracy i termin rozpoczęcia pracy.

Każda późniejsza zmiana tych warunków wymaga aneksu do umowy albo wypowiedzenia zmieniającego (art. 42 KP).

Przykład: strony planują po próbie umowę na czas określony na 9 miesięcy. Próg wynosi wtedy 2 miesiące, ale pracodawca uznaje, że na tym stanowisku wystarczy 6 tygodni, i wpisuje taki okres w umowie. Wybrana długość mieści się w sufitach, a pracownik wie, kiedy próba się kończy.

Co sprawdzić w otrzymanej umowie? Przede wszystkim, czy zapisany okres próby mieści się w progu wynikającym z planowanej dalszej umowy. Warto też zapytać, jaka umowa ma nastąpić po próbie, sprawdzić opis rodzaju pracy i wysokość wynagrodzenia oraz zwrócić uwagę na zapisy o przedłużeniu próby, opisane w następnej sekcji.

Czy okres próbny można przedłużyć?

Tak, okres próbny można przedłużyć, ale na dwóch odrębnych zasadach, z różnymi warunkami i skutkami. Pierwsza to jednokrotne wydłużenie o miesiąc, druga – przedłużenie o czas urlopu i innej usprawiedliwionej nieobecności. Art. 25 § 2³ i § 2¹ KP regulują je osobno, więc nie należy ich łączyć w jedną regułę.

Wydłużenie z art. 25 § 2³ KP strony mogą zastosować tylko jednokrotnie i o nie więcej niż 1 miesiąc, o ile uzasadnia to rodzaj pracy. Dotyczy ono progów 1- i 2-miesięcznego, więc po wydłużeniu próba osiąga najwyżej 2 albo 3 miesiące. Łączny limit przy tym mechanizmie wynosi zatem 3 miesiące. W praktyce wydłużenie wprowadza się zapisem w umowie albo aneksem zawartym przed upływem pierwotnego terminu.

Przedłużenie o nieobecność z art. 25 § 2¹ KP działa inaczej. Strony mogą uzgodnić w umowie, że próba przedłuża się o czas urlopu i innej usprawiedliwionej nieobecności, jeśli takie okoliczności wystąpią. Bez takiego zapisu nieobecność próby nie przedłuża. Art. 25 § 2 stosuje się z zastrzeżeniem § 2¹–2³. Z brzmienia przepisu wynika więc, że liczony w kalendarzu okres próbny może wtedy przekroczyć 3 miesiące o dni nieobecności.

Kiedy z tym samym pracownikiem można zawrzeć kolejną umowę na okres próbny?

Zasadą jest jedna próba z danym pracownikiem. Czy zatem próba bywa „tylko raz”? W dużej mierze tak, ale art. 25 § 3 KP przewiduje dwa wyjątki. Pierwszy dotyczy pracownika zatrudnianego do innego rodzaju pracy. Drugi dotyczy sytuacji, gdy od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy minęły co najmniej 3 lata, nawet przy tym samym rodzaju pracy. W drugim przypadku próbę można powtórzyć jednokrotnie.

Pojęcie „inny rodzaj pracy” odnosi się do charakteru i zakresu obowiązków, na przykład przejścia z pracy biurowej do magazynowej. Sama zmiana nazwy stanowiska zwykle go nie spełnia, a w razie wątpliwości liczy się faktyczny zakres czynności.

Okres wypowiedzenia w czasie próby – trzy progi i sposób liczenia

Okres wypowiedzenia w próbie ma trzy progi powiązane z długością tej konkretnej umowy, a nie ze stażem u pracodawcy. Art. 34 KP wyznacza je następująco.

• Próba nieprzekraczająca 2 tygodni – 3 dni robocze.
• Okres próbny dłuższy niż 2 tygodnie, ale krótszy niż 3 miesiące – 1 tydzień.
• Trzy miesiące próby – 2 tygodnie.

Sposób liczenia ma dwie reguły. Trzy dni robocze biegną od dnia następnego po doręczeniu wypowiedzenia. Okres obejmujący tydzień lub jego wielokrotność kończy się w sobotę, a okres miesięczny – w ostatnim dniu miesiąca (art. 30 § 2¹ KP). Przy tygodniowym i dwutygodniowym wypowiedzeniu data końcowa wypada więc w sobotę, także gdy pracownik w sobotę nie pracuje.

Przykład: przy próbie trwającej 2 tygodnie wypowiedzenie doręczone w poniedziałek rozpoczyna bieg od wtorku. Trzeci dzień roboczy to czwartek, o ile w tych dniach nie wypada święto.

Te okresy dotyczą wyłącznie umów próbnych, a po próbie obowiązują okresy zależne od stażu, takie jak okres wypowiedzenia po 2 latach pracy. Wypowiedzenie wymaga formy pisemnej (art. 30 § 3 KP), więc warto wiedzieć, jak napisać wypowiedzenie z pracy. Przy rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron okres wypowiedzenia nie biegnie, bo termin ustalają wtedy sami zainteresowani.

Ile urlopu przysługuje w okresie próbnym i czy można go wykorzystać?

Tak, w czasie próby można wziąć urlop, bo pracownik nabywa go proporcjonalnie do okresu zatrudnienia. Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy nabywa po 1/12 rocznego wymiaru za każdy przepracowany miesiąc. Wymiar roczny wynosi 20 dni przy stażu pracy krótszym niż 10 lat i 26 dni przy stażu od 10 lat. Do stażu wlicza się też między innymi okresy nauki, w wymiarach określonych w przepisach.

Przy próbie trwającej 3 miesiące u takiego pracownika wzór daje 20 dni × 3/12, czyli 5 dni urlopu. Pozostali pracownicy dostają u nowego pracodawcy urlop proporcjonalny do okresu zatrudnienia w roku, bez czekania na upływ miesiąca. Wpływ wykorzystanego urlopu na długość próby opisuje sekcja o przedłużaniu.

Co dzieje się z pracownikiem po zakończeniu okresu próbnego?

Po upływie terminu próby umowa rozwiązuje się, a dalsze zatrudnienie wymaga zawarcia nowej umowy. Zamiar zawarcia takiej umowy, który strony miały przy wyborze progu, nie daje pracownikowi roszczenia o jej zawarcie.

Umowa na okres próbny nie jest wliczana do limitu umów na czas określony, czyli limitu 3/33: najwyżej trzech umów terminowych trwających łącznie nie dłużej niż 33 miesiące. Próba nie zużywa więc puli umów terminowych, które pracodawca może później zawrzeć z pracownikiem.

Wyjątek dotyczy ciąży. Umowa na okres próbny przekraczająca miesiąc, która rozwiązałaby się po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu (art. 177 § 3 KP).